第一章    

为加强本团体的会计和财务管理工作,根据《中华人民共和国会计法》,参照《民间非营利组织会计制度》(财会[2004]7号),结合本团体具体情况,特制定本制度。

本制度适用于本团体秘书处。各级领导和全体工作人员都必须严格遵守、认真执行。本团体不以营利为宗旨和目的。

本团体实行财务工作集中统一领导,统一掌握安排资金运作、资金使用、财产购置、费用开支、财产损失处理。各项支出必须经财务审核,报经秘书长批准后方能用款。

本团体配备财务专员,协助秘书长全面领导本团体的财务工作,负责组织、控制财务收支和全面核算、监督本团体管理服务,为各项经济决策提供准确的信息,同时做好各项财务收支预测、计划、控制、核算分析和决算、考核工作,有效利用本团体的各项资产,保证专款专用。

本团体财务工作人员因故离职时,必须办妥交接手续,不得中断财会工作。

第二章  主要会计政策

以每年元月一日至十二月三十一日为一个会计年度。会计核算应当划分会计期间,分期结算账目和编制财务报告。

记账原则和方法:会计核算应当以权责发生制为原则,以人民币为记账本位币,实行借贷记账法。在会计核算时,应当遵循以下基本原则:

(一)会计核算应当如实反映本团体的财务状况、业务活动情况和现金流量等信息。

(二)会计核算所提供的信息应当能够满足会计信息使用者等的需要。

(三)会计核算应当按照交易或者事项的实质进行,而不应当仅仅以它们的法律形式作为依据。

(四)会计核算应当按照规定的会计处理方法进行,会计信息应当口径一致、相互可比。

(五)会计核算应当及时进行,不得提前或延后。

(六)会计核算和编制的财务会计报告应当清晰明了,便于理解和使用。

(七)在会计核算中,所发生的费用应当与其相关的收入相配比,同一会计期间内的各项收入和与其相关的费用,应当在该会计期间内确认。

(八)资产在取得时应当按照实际成本计量,但《民间非营利组织会计制度》有特别规定的,按照特别规定的计量基础进行计量。其后,资产账面价值的调整,应当按照本制度的规定执行。除法律、行政法规和国家统一的会计制度另有规定的外,民间非营利组织一律不得自行调整资产账面价值。

(九)会计核算应当遵循谨慎性原则,应当合理划分应当计入当期费用的支出和应当予以资本化的支出。

(十)会计核算应当遵循重要性原则,对资产、负债、净资产、收入、费用等有较大影响并进而影响财务会计报告使用者据以做出合理判断的重要会计事项,必须按照规定的会计方法和程序进行处理,并在财务会计报告中予以充分披露;对于非重要的会计事项,在不影响会计信息真实性和不至于误导会计信息使用者做出正确判断的前提下,可适当简化处理。

本团体的固定资产按直线法计提折旧。

按照有关规定计提坏帐准备。

第三章  会计科目的设置

财务在具体账务处理中必须正确使用确定的会计科目,在实际工作中可根据实际情况适当增设相关会计科目。

本团体填制会计凭证、登记会计账簿、管理会计档案等,按照《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等规定执行。

第四章  会计凭证和帐簿

原始凭证是记录经济业务,明确经济责任,具有法律效力的书面证明。原始凭证的取得必须真实、有效、正确、完整。原始凭证的使用应遵守以下条款:

(一)从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位印章。从个人取得的原始凭证,必须有其本人的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办人和本团体秘书长的签名或盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本团体的印章。

(二)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写和小写金额必须相符。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。按规定应该使用电子发票、税控机打发票或定额发票的必须按其规定办理。

(三)作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一并保存,不得撕毁或遗失。

(四)经批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

(五)原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。

记账凭证是根据原始凭证的经济内容确定会计科目填制的记账依据。记账凭证的使用应遵守以下条款:

(一)会计人员应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。填制记账凭证应包括日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数以及填制人、记账人、财务负责人等内容。

(二)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。

(三)一张原始凭证所列支出需要本单位以外的其他单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。

(四)原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:即凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

(五)已登账的凭证,当年内发现填写错误时,应调整相关科目;发现以前年度记账凭证有错误的,损益类的应当通过“以前年度损益调整”科目用蓝字更正。

(六)记账凭证填制完毕后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。实行财务电算化后,计算机打印的记账凭证不必在空行处划线注销。

根据本团体的具体经营情况,本团体设置现金日记账、银行存款日记账、总分类账、明细分类账、固定资产卡片或固定资产台帐等账册。

第五章  流动资产管理

本团体的一切资产均为中关村社会组织本团体所有,必须纳入本团体账内统一核算和监督。任何人或单位都不得保留账外资产,以防流失。

财务人员应做好流动资产的管理工作。流动资产是指可以在1年或者超过1年的一个营业周期内变现或耗用的资产,主要包括现金、银行存款、短期投资、应收及预付款项、待摊费用、存货等

第一节 货币资金

本团体在管理服务中取得的各项收入必须全部交到本团体财务,及时入账,任何部门、任何个人都不得以任何理由或者以任何形式截流或者挪用。

对本团体的货币资金和其他流动资产必须加以严格的管理,货币资金的使用和流动资产处理必须按照规定的审批权限经本团体秘书长签字,否则不得支付和处理。

本团体只有会长和秘书长有货币资金使用和流动资产处理的审批权。

为保证现金的安全,同时又不影响现金的合理使用,库存现金量最高不得超过10000元。

对每笔超过2000元的大额现金支出应提前三天通知财务人员,以便财务提前做好准备。

现金的收支范围严格执行国家的现金管理规定。任何人均不能以未经批准或不符合财务要求的票据字条等充抵现金,更不能擅自挪用现金,不得坐支现金。

每笔现金支出都必须根据审核无误并经秘书长签批的原始凭证支付,并编制记账凭证。

每笔现金收入也必须根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。

对发生的业务要逐日逐笔登记现金日记账,做到日清月结,每日盘点现金,确保账实相符,月末与总账核对,保证账账相符。出现问题要查明原因,及时纠正。

对造成损失的责任人,依本团体有关规定追究其责任。

除差旅费和必须以现金支付的1000元以内的会议费等外,其他支出均不能借用现金,严禁因私借款。

借用现金应说明用途、归还(或报销)时间,且必须按期归还(或报销)。逾期不还者将从工资中扣除。

借用现金,申请人应填制现金借款申请表,写明用途,由项目主管审核确认,经秘书长批准签字后方可领用。

认真做好银行存款的管理,遵守银行结算制度

支票的领取:

(一)凡领取支票,先填制支票申领单,写明用途、金额、使用人等项,经有关财务人员审核、秘书长批准后方能领取。

(二)签发支票的金额超过5000元,在填写申领单时,须提交符合审批程序的用款报告及附件。

(三)领取人应办理登记手续,于领取后10日内报账。财务人员应该及时督促未及时报账者,并有权不予签发新支票。在支票有效期内未使用的支票,或因情况变化未使用的支票应及时退还财务。财务应及时督促未及时归还者,并不予签发新支票。

(四)持票人应对支票妥善保管,如丢失,将由个人承担经济责任。

支票的管理:

(一)所签发支票应填写日期、金额(限额)、用途,不准签发空白支票。

(二)建立银行支票使用登记簿,详细登记每笔银行支票的领用时间、号码、用途、金额、领用人、收款单位等。

(三)出纳人员应每日编制银行存款变动表。准确掌握账户余额,不准发生空头、透支资金。

(四)出纳人员应于月末填制“银行账户余额表”,送交秘书长批准后呈报会长,并传至监事会。月终前可根据本团体资金变动的频繁程度和本团体业务的需要,按照秘书长或会长的要求临时报送。

(五)按时于月末填制“银行存款余额调节表”交会计主管审核,对未达帐项要认真查对,及时入账。

(六)本团体财务专用章、法人章分专人妥善保管。出纳人员应及时申购支票,并妥善保管。作废的支票,要及时注明“作废”,并妥善保管,统一注销。

采用银行汇票,汇兑等其他结算方式的要严格按照《票据法》和银行规定,按照本制度规定的内部申请、审批程序和银行的结算制度办理。

每日的银行收付业务应根据审核无误的原始凭证逐笔登记银行存款日记账并结出余额,定期与银行对账单核对并编制银行存款余额调节表,月末与总账核对。必须保证账账、账实相符。

第二节 应收及预付款管理

应收账款的管理规定如下:

(一)应收款的发生:本团体在决定提供信用于客户之前,应对该客户的资信情况进行详细调查,并按相应的权限批准信用额度,最终由秘书长决定是否对客户提供商业信用。

(二)财务人员应认真登记客户往来台帐,按照应收单位、部门或个人分别核算,及时核对、催收应收款项。应根据客户的欠款情况,分析其信誉程度,及时采取相应的措施收回欠款。

(三)所有应收帐项均按帐龄基准记存。本团体负责应收账款的财务人员必须经常核查所有应收帐项(至少每月一次),确定每项账款的可收性,并每月编制帐龄账目分析,财务审核。此分析将作为设立坏帐准备及坏帐确认的基准。

(四)本团体应根据经验确定其本年度每月坏帐应计项目。该应计项目将作为计提坏帐准备的基础,并每半年进行调整,以反映目前状况。

(五)本团体负责应收账款的财务人员应经常与信用客户保持联系,按期填制并发送催帐通知单,与业务人员合作进行账款的催收,对业务人员催收账款进行督促和监督。

所有被视为无法收回的应收账款将根据实际金额计入坏帐损失。坏帐确认还应考虑以下条件:

(一)债务人破产或死亡,以其破产或遗产清偿后,仍然不能收入回;债务人逾期末履行偿债义务超过三年仍不能收回。

(二)本团体财务人员应每季检查应收账款,1000元以下的坏账经秘书长和会长双签批准后,可作为坏帐处理。1000元以上的坏帐,应由监事会确定后才可进行处理。所有处理的坏帐,均应撰写情况摘要汇总到理事会。

本团体对应收款项的管理应遵循“谁经办,谁负责,及时清理”的原则。财务人员定期考核应收账款周转率、应收账款回收期等指标,确定奖惩措施。

预付款和定金,必须要根据合同办理,由经办人申请,各部门主管审核确认,经财务核对无误,金额在10000元以内的,由秘书长审批;10000元以上的报本团体会长加签。

预付款和定金应按对方单位或个人设明细帐进行明细分类核算。定期检查预付款和定金,监督合同的履行。

第六章  固定资产管理

本团体使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等列作固定资产。

固定资产管理的基本目标是:正确进行固定资产投资,维护、保管好现有固定资产,保证本团体固定资产的安全和完整,提高固定资产利用率。

外购固定资产应按计划进行。

实行固定资产归口管理。在本团体财务统一管理固定资产的原则下,按照固定资产的类别和管理要求,由有关部门负责归口分管,根据固定资产的使用地点,由各使用部门负责具体管理,并进一步落实到个人。做好固定资产的日常维护、保养和修理,坚持“谁使用、谁维护、谁保养”的原则。财务对各项固定资产的安全、完整和有效使用负有协调、监控、组织管理的责任。

对固定资产实行预算管理,未列入预算的购置不予以批准。新增的固定资产要有可行性分析。购置固定资产,各项目主管必须提交书面报告,交财务审核预算,经秘书长审批后方可用款。在购置之前,要写出请购报告。经办公室主任初审后,上报本团体秘书长。预算外项目确为经营活动急需,需报经财务、办公室主任会签后,报本团体秘书长会签。

各部门的固定资产统一由本团体财务建帐管理,财务根据固定资产的购置发票、领用单据及时登记固定资产帐,统一提取折旧。建立固定资产卡片或台帐,固定资产卡片一式两份,一份留存本团体财务,一份给使用部门。固定资产的实物管理实行“项目主管负责制”,任何项目主管的调动、离任等都必须将固定资产的管理纳入审记范围。对于账实不符的,应查明原因,分清责任。

固定资产领用人应当妥善保管本人领用的固定资产,发生丢失或毁损必须照价赔偿。调离本团体的员工,须完整地交出所领用的固定资产,否则不予办理调动手续。未调出本团体,同时又必须随调动人转移的固定资产,应由本人提出申请,经办公室主任批准,办理固定资产的转移手续。

定期对固定资产进行清查:

(一)固定资产清查是从盘点实物开始的。在盘点过程中,要认真核对帐面价值,重新鉴定质量,查明存在的各种问题。合理计提固定资产减值准备.

(二)本团体的固定资产每年实地盘点一次,如果发现盘盈、盘亏和毁损固定资产,由负责保管或负责使用的部门查明原因,写出书面报告,固定资产盘亏、毁损发生的净损失不超过1万元的,由本团体秘书长会签审批,超过1万元的报监事会审批。

(三)对于经过清查核实的固定资产,属于需要进行清理的,应及时清理,该入账的要入账,该报废的要报废。做到手续完备,账目清楚,一般应在年度决算前处理完毕。

正常报废的固定资产,由使用部门书面报告,说明该项资产的购领用时间或调入时间、规格型号、原价及残值处理情况等,经财务审核,秘书长批准后,办理注销。

非正常报废的固定资产分不同情况进行处理:

(一)由于意外事故或不可抗力造成的固定资产报废,以固定资产账面净额与清理费用之和扣除保险本团体赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。

(二)由于有关人员故意或过失造成的固定资产报废,应追究相关人员责任,令其全部或部分赔偿。固定资产账面净额与清理费用之和扣除责任人赔款、保险本团体赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。

第七章  税务管理

本团体财务应按照相关税收法律、法规、条例、规定、管理办法等及税收征管法的有关规定按时申报和交纳。

本团体可以根据现有的业务分税种进行纳税筹划。以减轻税赋为目的,在多种纳税方案中选择税赋最低的方案,合理避税。

财务指派专人负责与税务机关进行日常联络,办理税务工作。统一购买发票,加强发票申领手续。

第八章  财务档案管理

会计档案是指会计凭证会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据

会计档案是本团体的重要档案资料,必须设专人妥善保管,出纳入员不得兼管会计档案。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

除会计核算专业材料外,由财务保管的预算、决算文件、成本分析报告、其他财务分析报告等也是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是财务档案的重要组成部分,需要由专人妥善保管。

本团体人员调阅以前年度财务档案,须经秘书长同意,签字后方可调阅,并办理调阅登记手续。查阅本年度财务档案资料需得到秘书长的同意并在有关财务人员陪同下查阅,没有财务人员的陪同不准查阅。财务资料不准外借。须复制财务资料时,应由财务人员办理,并进行登记。

外单位的人员调阅本年度和以前年度的财务档案,必须持有单位介绍信,经本团体领导同意、签批后方可调阅。财务档案保管人员要详细登记调阅档案名称,调阅日期,调阅人员的姓名和所在单位,调阅理由,归还日期等情况,调阅人员不得将财务档案携带外出,要经批准同意后,方可进行复制。

查阅或者复制财务档案的人员,严禁在财务档案上涂画、拆封抽换或进行其他改变

为查阅方便,当年财务档案由本团体财务负责保管。

会计档案的保管期期满后销毁事宜,按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

第九章  会计工作交接

会计人员调动或离职,必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。未办清交接手续的,不得调动或离职。

接替人员应当认真接管移交工作,并继续办理移交的未了事项。

离职会计人员办理移交手续前,必须及时做好以下工作:

(一)已受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应当填制完毕。

(二)未登记账目应当登记完毕,并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。

(三)整理应该移交的各项资料,对未了事项写出书面材料。

(四)编制移交清册,列名应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、财务软件及密码、数据磁盘及有关资料等。

财务交接,由本团体秘书长(或办公室主任)负责监交。移交人员在办理移交时,要按移交清册逐项移交;接替人员要逐项核对查收。

财务移交时,还必须将全部财务会计工作、重大财务收支等向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题,应当写出书面材料。

交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章,并应在移交注册上注明:单位名称,交接日期,交接双方和监交人员的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应当填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

接替人员应当继续使用移交的会计账簿,不得自行另立新帐,以保持会计记录的连续性。

第十章  附则

在本制度与国家的法律、法规、规定、制度等发生矛盾时,按照国家的法律、法规、规定、制度等办理。

本制度的解释权、修订权在本团体秘书处。